Van Excel naar een schaalbare planningsapplicatie
Ministerie van Defensie
Product Design | UX/UI | Complexe bedrijfssoftware
Een complexe planning, die voorheen grotendeels afhankelijk was van Excel en jarenlange ervaring, vertaald naar een digitale applicatie. Door expert users intensief te betrekken en hun impliciete kennis vast te leggen, werd een proces dat maandenlange training vereiste toegankelijker en beter overdraagbaar.
Impact
Resultaten in cijfers
Van handmatig naar geautomatiseerde flow
Opgeleid in weken ipv maanden
2 applicaties, 1 Design system
Uitdaging
De bestaande planning werd grotendeels bijgehouden in Excel. Het bestand werd gedeeld met verschillende ketenpartners en bevatte veel informatie die niet voor iedere partij relevant was.
Daarnaast zat een groot deel van de kennis die nodig was om een goede planning te maken bij de ervaren planners zelf. Regels, uitzonderingen en werkwijzen waren niet altijd ergens vastgelegd, maar waren door jarenlange ervaring onderdeel geworden van hun dagelijkse manier van werken.
Dit maakte het proces lastig overdraagbaar. Nieuwe planners moesten daarom eerst maanden worden opgeleid voordat zij zelfstandig konden plannen.
Daar kwam nog een tweede uitdaging bij. De planning werd vanuit de Kustwacht vervolgens handmatig overgezet naar de eigen software. Een tijdrovende stap die niet alleen veel werk opleverde, maar ook ruimte liet voor fouten.
Daarnaast zat een groot deel van de kennis die nodig was om een goede planning te maken bij de ervaren planners zelf. Regels, uitzonderingen en werkwijzen waren niet altijd ergens vastgelegd, maar waren door jarenlange ervaring onderdeel geworden van hun dagelijkse manier van werken.
Dit maakte het proces lastig overdraagbaar. Nieuwe planners moesten daarom eerst maanden worden opgeleid voordat zij zelfstandig konden plannen.
Daar kwam nog een tweede uitdaging bij. De planning werd vanuit de Kustwacht vervolgens handmatig overgezet naar de eigen software. Een tijdrovende stap die niet alleen veel werk opleverde, maar ook ruimte liet voor fouten.
De uitdaging was dus niet simpelweg om Excel te vervangen. Het doel was om de kennis, logica en werkzaamheden achter de planning te vertalen naar een digitale workflow die eenvoudiger overdraagbaar én efficiënter was.
Aanpak
Analyse en inventarisatie
Voordat ik aan schermen begon, heb ik mij volledig ondergedompeld in het domein.
Ik heb intensief met de planners en andere gebruikers gesproken om het bestaande proces stap voor stap uit elkaar te halen. Veel van de informatie die ik nodig had, zat niet in documentatie, maar in de ervaring van de gebruikers zelf. Door samen door hun werkzaamheden te lopen, heb ik geprobeerd die kennis expliciet te maken en vast te leggen.
Om de praktijk echt te begrijpen, liep ik bij de Kustwacht zowel dag- als nachtdiensten mee. Hierdoor kreeg ik niet alleen inzicht in het proces op papier, maar zag ik ook hoe het werk er in de praktijk uitziet en met welke omstandigheden gebruikers daadwerkelijk rekening houden.
Het doel was uiteindelijk om van “dit weet iedere ervaren planner gewoon” naar een concreet en overdraagbaar systeem te komen.
Ik heb intensief met de planners en andere gebruikers gesproken om het bestaande proces stap voor stap uit elkaar te halen. Veel van de informatie die ik nodig had, zat niet in documentatie, maar in de ervaring van de gebruikers zelf. Door samen door hun werkzaamheden te lopen, heb ik geprobeerd die kennis expliciet te maken en vast te leggen.
Om de praktijk echt te begrijpen, liep ik bij de Kustwacht zowel dag- als nachtdiensten mee. Hierdoor kreeg ik niet alleen inzicht in het proces op papier, maar zag ik ook hoe het werk er in de praktijk uitziet en met welke omstandigheden gebruikers daadwerkelijk rekening houden.
Het doel was uiteindelijk om van “dit weet iedere ervaren planner gewoon” naar een concreet en overdraagbaar systeem te komen.
Van kennis naar functionaliteit
De inzichten uit het onderzoek heb ik vertaald naar de functionaliteiten en structuur van de nieuwe applicatie.
Omdat het om een omvangrijk systeem ging, hebben we de ontwikkeling opgedeeld in verschillende increments. Hierdoor konden we agile werken en steeds een deel van de oplossing ontwikkelen, testen en verder aanscherpen.
In plaats van vooraf alles dicht te ontwerpen, konden we dus samen met de gebruikers blijven leren terwijl het product groeide.
Omdat het om een omvangrijk systeem ging, hebben we de ontwikkeling opgedeeld in verschillende increments. Hierdoor konden we agile werken en steeds een deel van de oplossing ontwikkelen, testen en verder aanscherpen.
In plaats van vooraf alles dicht te ontwerpen, konden we dus samen met de gebruikers blijven leren terwijl het product groeide.
Testen voordat we bouwen
Een belangrijk onderdeel van mijn aanpak was het snel kunnen testen van ideeën.
Met behulp van AI heb ik interactieve prototypes gemaakt waarmee gebruikers daadwerkelijk door een planningsproces konden lopen. Hierdoor kon ik al vroeg onderzoeken of een workflow logisch was, zonder dat er eerst development nodig was. Hierbij heb ik bewust geprobeerd om alle visuele herkenning van de producten weg te halen, en juist door middel van het wireframe de interacties te beproeven.
Een van mijn uitgangspunten daarbij was:
Kan iemand die deze applicatie nog nooit heeft gebruikt begrijpen wat hij moet doen?
Dat was extra belangrijk omdat we juist een deel van de kennis die voorheen alleen bij ervaren planners aanwezig was, toegankelijk wilden maken voor nieuwe gebruikers.
Bekijk het prototype hier
Met behulp van AI heb ik interactieve prototypes gemaakt waarmee gebruikers daadwerkelijk door een planningsproces konden lopen. Hierdoor kon ik al vroeg onderzoeken of een workflow logisch was, zonder dat er eerst development nodig was. Hierbij heb ik bewust geprobeerd om alle visuele herkenning van de producten weg te halen, en juist door middel van het wireframe de interacties te beproeven.
Een van mijn uitgangspunten daarbij was:
Kan iemand die deze applicatie nog nooit heeft gebruikt begrijpen wat hij moet doen?
Dat was extra belangrijk omdat we juist een deel van de kennis die voorheen alleen bij ervaren planners aanwezig was, toegankelijk wilden maken voor nieuwe gebruikers.
Bekijk het prototype hier
Van handmatig werk naar een geïntegreerde workflow
Met de nieuwe applicatie is niet alleen het plannen zelf gedigitaliseerd. Ook de stappen eromheen zijn opnieuw bekeken.
Waar de nachtdienst voorheen geplande activiteiten handmatig uit de planning moest overnemen in de eigen software, wordt deze informatie nu automatisch verwerkt.
Daarnaast kunnen exportinstellingen worden afgestemd op de betreffende ketenpartner. Hierdoor kan informatie gericht worden gedeeld, terwijl rekening wordt gehouden met de geldende privacy- en vertrouwelijkheidsvereisten.
Zo werd het niet alleen een digitale versie van het oude Excel-proces, maar een veel meer geïntegreerde workflow.
Waar de nachtdienst voorheen geplande activiteiten handmatig uit de planning moest overnemen in de eigen software, wordt deze informatie nu automatisch verwerkt.
Daarnaast kunnen exportinstellingen worden afgestemd op de betreffende ketenpartner. Hierdoor kan informatie gericht worden gedeeld, terwijl rekening wordt gehouden met de geldende privacy- en vertrouwelijkheidsvereisten.
Zo werd het niet alleen een digitale versie van het oude Excel-proces, maar een veel meer geïntegreerde workflow.
Een design system voor meerdere applicaties
De nieuwe applicatie bracht ook een andere uitdaging met zich mee. Het softwareteam moest vanaf dat moment meerdere applicaties onderhouden.
Ik heb daarom gekeken naar de bestaande UI van de eerste applicatie en onderzocht hoe we deze konden vertalen naar een gedeelde basis.
Ik heb onder andere een kleurensysteem opgezet en de UI-elementen op atomic-designniveau gestructureerd. Vanuit deze structuur is een Shared UI ontstaan die niet alleen binnen dit project gebruikt kan worden, maar inmiddels ook wordt uitgebreid voor andere teams en applicaties.
Het doel daarvan is niet alleen visuele consistentie, maar vooral het herbruikbaar en schaalbaar maken van het ontwerpwerk.
Ik heb daarom gekeken naar de bestaande UI van de eerste applicatie en onderzocht hoe we deze konden vertalen naar een gedeelde basis.
Ik heb onder andere een kleurensysteem opgezet en de UI-elementen op atomic-designniveau gestructureerd. Vanuit deze structuur is een Shared UI ontstaan die niet alleen binnen dit project gebruikt kan worden, maar inmiddels ook wordt uitgebreid voor andere teams en applicaties.
Het doel daarvan is niet alleen visuele consistentie, maar vooral het herbruikbaar en schaalbaar maken van het ontwerpwerk.
Alles op een rijtje
Het resultaat van dit project
Wat begon als een complex Excel-proces dat sterk afhankelijk was van ervaring, is uitgegroeid tot een digitale planningservaring waarin een groot deel van die kennis en workflow is vastgelegd. Nieuwe planners kunnen het proces in enkele weken leren in plaats van maanden, handmatige overdracht naar andere software is geautomatiseerd en informatie kan gecontroleerd worden gedeeld met verschillende ketenpartners. Tegelijkertijd is er een gedeelde UI-basis ontstaan waarmee toekomstige applicaties sneller en consistenter kunnen worden ontwikkeld.
.webp)
